Legalização de documentos – conhecido como apostilamento –, que confere autenticidade aos documentos emitidos pelo Brasil para que tenham validade no exterior. O mesmo vale para documentos emitidos no exterior para que sejam válidos em território nacional. 

A Apostila da Convenção de Haia consiste em um certificado utilizado em território internacional como facilitador de transações comerciais e jurídicas. Através de um selo aplicado pelo cartório confere-se veracidade, valor legal e autêntico ao documento, que pode ser utilizado em todo o Brasil - em caso de documentos produzidos no exterior - e, nos 112 países signatários da Convenção da Haia, em caso de atos originários do País.

O custo do serviço nos cartórios é tabelado e equivale ao de uma procuração pública sem valor econômico.

No Estado de São Paulo, o valor é somente sob consulta e atualizada quinzenalmente.

O prazo para entrega do documento apostilado é de cinco dias (art. 10, § 1º, do Provimento nº. 58/2016 do CNJ)

Muitos documentos podem ser legalizados para uso no exterior. Usualmente são legalizados documentos relacionados à obtenção de dupla cidadania, como certidão de nascimento, casamento e óbito. Também podem ser legalizados diplomas universitários, atestados de antecedentes criminais, certidões negativas pessoais, procurações, escrituras, matrículas de imóveis, documentos pessoais e administrativos, declarações oficiais em documentos privados, reconhecimento de assinatura, contratos, e qualquer documento em que haja o reconhecimento da firma do autor (do documento).

É possível o apostilamento de: 1- documento original com firma reconhecida; 2- cópia autenticada com firma reconhecida; 3- documento eletrônico assinado com certificado digital.

DOCUMENTO ORIGINAL Em caso de apostilamento de documento original, deve ser reconhecida, por semelhança, a assinatura do signatário ou o sinal público do notário caso o reconhecimento de firma já tenha sido realizado em cartório distinto daquele que irá apostilar o documento (art. 10, §3º, do Provimento nº. 58/2016 do CNJ).

DOCUMENTOS EM LÍNGUA ESTRANGEIRA Como regra, o ato de aposição de apostila em documentos exarados em língua estrangeira, deve ser traduzido por tradutor juramentado (nos moldes do Decreto n. 13.609, de 21 de outubro de 1943), devendo essa qualidade constar expressamente da apostila (art. 13, caput, do Provimento nº. 58/2016 do CNJ).

No caso de apostilamento por tradutor não juramentado, deverão constar da apostila a identificação do tradutor e a declaração de responsabilidade civil e penal pelo conteúdo. (art. 13, §2º, do Provimento nº. 58/2016 do CNJ).

Por sua conta e risco, o solicitante do serviço poderá requerer a aposição de apostila em documento semtradução juramentada. (art. 13, §3º, do Provimento nº. 58/2016 do CNJ1: Visto que alguns países signatários da Convenção da Apostila não exigem que a tradução seja realizada por tradutor juramentado ou certificado, bem como em vista de que alguns países se reservam no direito de não aceitar traduções realizadas fora de seu território, caso haja dúvidas sobre a aposição da apostila, os cartórios deverão orientar o solicitante do serviço a esclarecê-las à embaixada do país no qual o documento será utilizado (art. 13, §1º, do Provimento nº. 58/2016 do CNJ).

CÓPIA AUTENTICADANo caso de apostilamento de cópia autenticada: 1-) a autoridade competente emissora do documentoresponsabiliza-se também pela autenticidade da assinatura aposta, do cargo ou função exercida pelo signatário e, quando cabível,pela autenticidade do selo ou do carimbo constantes do documento original(art. 10, §4º, do Provimento nº. 58/2016 do CNJ); 2-)o cartório responsabiliza-se pela a autenticidade da assinatura, da função ou do cargo exercido a ser lançada na apostila é a do tabelião ou a do seu preposto que apôs a fé pública no documento, dispensado, nesse caso, o reconhecimento de firma do signatário do documento (art. 10, §5º, do Provimento nº. 58/2016 do CNJ).

DOCUMENTO ELETRÔNICOÉ possível o apostilamento de documento eletrônicoapresentado ao cartório ou por ele expedido independentemente de impressão em papel, desde que esteja emitido em formato compatível para upload no sistema do Conselho Nacional de Justiçaeassinado mediante certificado digital, segundo a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP), e observada a arquitetura dos Padrões de Interoperabilidade de Governo Eletrônico (e-Ping)- art. 10, §6º, do Provimento nº. 58/2016 do CNJ.

Se o documento original eletrônico não possuir assinatura com uso de certificado digital ou se for emitido em formato incompatível para upload no sistema do Conselho Nacional de Justiça, o documento eletrônico deverá ser impresso em papel pela autoridade apostilante, com aposição da data e hora da autenticação, indicação do site de confirmação, inserção de informação sobre a verificação da assinatura digital ou outro meio de confirmação e aplicação do selo de autenticidade (art. 10, §7º, do Provimento nº. 58/2016 do CNJ)

Não será aposta apostila em documento que evidentemente consubstancie ato jurídico contrário à legislação brasileira (art. 4º da Resolução 228/2016).

O CNJ manterá banco de dados unificado do registro eletrônico das apostilas emitidas em território nacional, permitindo a qualquer interessado, por meio de consulta eletrônica (online), a verificação da existência e da autenticidade das apostilas emitidas, bem como da conexão com cada documento apostilado (art. 12.da Resolução CNJ n. 228/2016).